55분 회의에 도전하라
55분 회의에 도전하라 많은 사람들이 회의를 가장 중요한 시간 낭비 요소로 꼽는 것도 놀랄 일이 아니다. 왜 그럴까? 다음과 같은 문제들 때문이다. 회의가 너무 많다 제 시간에 시작하지 않는다 회의 주제가 명확하지 않다 너무 오래 지속된다 적절하지 못한 참석자들이 회의에 참가한다 참석자들이 부적절한 이야기를 꺼낸다 참석자들이 회의에 관심이 있고 PDA로 다른 일을 한다 해결하지 못한 문제를 남긴 채 회의를 끝낸다 회의는 서로 간에 정보를 교환하고 문제나 아이디어를 토론하며 결정을 내리기 위한 것이다. 모든 회의가 항상 이런 목표를 만족시키는가? 가능한 한 짧은 시간에 이런 목표를 만족시키는가? 가끔에 지나지 않을 것이다. 회의 주제가 아닌, 회의 참석자들에게 좀 더 신경 써서 적절한 자극을 주고 이들의 관심사를 집중한다면 회의를 간단하면서도 효율적으로 만들 수 있다. 참석자들에게 긍정적으로 영향력을 행사하고 이들을 조건화하며 회의에 적극적으로 차명하도록 격려하고 정확히 시간을 맞춰 끝내는 것이 중요하다. 회의 시간은 55분이 가장 좋다 우선 55분 이상 회의를 해서는 안 된다. 휴식시간 없이 한 시간 이상을 앉아 있는 것은 비효율적이라고 인체공학자들이 말하지만 단지 그 이유 때문에 회의 시간을 55분으로 제한하는 것은 아니다. 55분은 “언제 회의실을 나가게 될까?”라는 인간의 안정 욕구를 감안한 시간이라 할 수 있다. 55분이란 시간은 1시간에 가깝지만 1시간으로 보이지는 않는다. 회의는 거의 1시간이지만 회의 그 자체를 짧고 다루기 쉬운 것처럼 보이게 한다. 소매업자들이 20달러에 해당하는 제품을 19.99달러에 파는 것과 비슷하다. 55분 회의는 참석자들에게 1시간 안에 회의가 끝나고 자신이 원래 있고 싶어하는 곳, 자기 책상이나 영업 현장으로 돌아갈 수 있다고 느끼게 한다. 이러한 확신을 줌으로써 회의 시작 전에 전화를 몇 통 더 하고 다른 일을 몇 가지 더 하느라 시간이 지연되는 것을 방지할 수 있다. 55분 회의...