55분 회의에 도전하라
많은 사람들이 회의를 가장 중요한 시간 낭비 요소로 꼽는 것도 놀랄 일이 아니다. 왜 그럴까? 다음과 같은 문제들 때문이다.
회의가 너무 많다
제 시간에 시작하지 않는다
회의 주제가 명확하지 않다
너무 오래 지속된다
적절하지 못한 참석자들이 회의에 참가한다
참석자들이 부적절한 이야기를 꺼낸다
참석자들이 회의에 관심이 있고 PDA로 다른 일을 한다
해결하지 못한 문제를 남긴 채 회의를 끝낸다
회의는 서로 간에 정보를 교환하고 문제나 아이디어를 토론하며 결정을 내리기 위한 것이다. 모든 회의가 항상 이런 목표를 만족시키는가? 가능한 한 짧은 시간에 이런 목표를 만족시키는가? 가끔에 지나지 않을 것이다.
회의 주제가 아닌, 회의 참석자들에게 좀 더 신경 써서 적절한 자극을 주고 이들의 관심사를 집중한다면 회의를 간단하면서도 효율적으로 만들 수 있다. 참석자들에게 긍정적으로 영향력을 행사하고 이들을 조건화하며 회의에 적극적으로 차명하도록 격려하고 정확히 시간을 맞춰 끝내는 것이 중요하다.
회의 시간은 55분이 가장 좋다
우선 55분 이상 회의를 해서는 안 된다. 휴식시간 없이 한 시간 이상을 앉아 있는 것은 비효율적이라고 인체공학자들이 말하지만 단지 그 이유 때문에 회의 시간을 55분으로 제한하는 것은 아니다. 55분은 “언제 회의실을 나가게 될까?”라는 인간의 안정 욕구를 감안한 시간이라 할 수 있다. 55분이란 시간은 1시간에 가깝지만 1시간으로 보이지는 않는다. 회의는 거의 1시간이지만 회의 그 자체를 짧고 다루기 쉬운 것처럼 보이게 한다. 소매업자들이 20달러에 해당하는 제품을 19.99달러에 파는 것과 비슷하다. 55분 회의는 참석자들에게 1시간 안에 회의가 끝나고 자신이 원래 있고 싶어하는 곳, 자기 책상이나 영업 현장으로 돌아갈 수 있다고 느끼게 한다. 이러한 확신을 줌으로써 회의 시작 전에 전화를 몇 통 더 하고 다른 일을 몇 가지 더 하느라 시간이 지연되는 것을 방지할 수 있다.
55분 회의는 조절과 영향이 어떤 결과를 보이는지 확인할 수 없는 좋은 사례다. 수많은 길고 긴 회의를 겪어 본 참석자들은 1시간 이내에 회의를 끝내겠다는 당신의 약속을 그다지 신뢰하지 않을 것이다. 하지만 실제로 55분 내에 회의가 끝난다면 당신에 대한 사람들의 인식은 바뀔 것이다. 당신이 소집하는 회의는 생산적이며 효율적이라고 생각할 것이다. 자연히 팀원들의 참여도와 충성도도 높아지게 된다.
꼭 필요한 회의인가?
다음 번 회의에 당신이 참석해야 하거나 주도적으로 소집해야 하는 상황이라면 “이 회의는 꼭 필요한가?”라는 질문에 스스로에게 던져보자. 동일한 메시지 전달과 목적 달성을 위해 전화 회의, 화상 회의 혹은 간단한 이메일로는 불가능한 것인가?
상사나 다른 사람이 회의를 소집했을 경우도 마찬가지로 영향력을 행사할 수 있다. 회의의 목적을 물어볼 기회는 있으니 말이다. 이때 이와 같은 행동이 부서의 발전을 위한 것이지 회의를 소집하는 사람의 권위에 대한 도전이 아님을 알려야 한다.
전화 회의나 비공식적인 짧은 회의, 잘 작성된 메모가 정식 회의와 동일한 목적을 달성할 수 있다면 분명 장점이 있다. 다음과 같은 계산을 해보자.
회의에 필요한 시간을 산출한다
여기에 참석하는 사람의 수를 곱한다
참석자의 평균 시간당 급여를 곱한다
회의를 하지 않았다면 할 수 있었을 일을 보충하기 위해 이 수치에 2배를 한다
참석한 최고 직위와 최저 직위의 사람들을 고려해 평균 급여를 산출할 경우 대충 계산을 해도 시간당 50달러 정도다. 회의에 10명 정도 참석하고 회의가 대략 1시간 정도 걸린다면, 똥 u기에 회의를 하지 않았을 경우 할 수 있었을 업무를 고려해 2를 곱한다면, 1000달러라는 계산이 나온다. 이런 회의를 1주일에 5번 정도 하게 되면 주당 5000달러, 1년이면 26만 달러에 이른다. 80/20 규칙에 따르면 오직 20%의 회의만이 실제로 생산적이므로 1년에 20만 달러라는 시간과 돈이 그대로 낭비되는 셈이다.
회의 일정을 준수하라
회의를 주재해야 하는 의장이라면 미리 일정과 안건을 준비하고 각 사안에 따라 현실적인 시간 분배를 해야 한다. 의장이 아니라면 회의의 매끄러운 진행을 위해 미리 회의 안건을 정리한 문서 복사본을 요청하는 것이 좋다. 회의 진행 순서와 안건을 기록한 문서는 회의의 진행을 위해 필수요소로써 일종의 프로젝트 계획서다. 간단하게 들리겠지만 상당수의 회의가 무엇에 관해 논의할지 대략적인 개념만 가지고 시작하곤 한다. 물론 정확한 안건을 정리한 상태에서 시작하는 회의도 있지만 각 사안에 대해 어느 정도 시간을 할애할지 고려하지 않는 경우가 많다.
회의를 시작하기 전에 미리 전반적인 진행 상황과 회의 시간을 생각하고 어떤 사안을 논의할지 확인하며 그 내용을 정리하는 것이 의장의 책임이다. 일단 회의를 시작하면 논의해야 할 것이 너무나 많아지기 때문이다.
효과적인 회의를 위한 시간의 분배를 살펴보면 다음과 같다.
효율적인 회의를 위해 회의 관리자로 의장, 계시원, 서기를 꼽을 수 있다.
의장은 회의에서 논의할 안건뿐만 아니라 정보 전달방식도 결정해야 한다. 질문을 그 자리에서 받아들일 것인가, 아니면 회의 마지막으로 미뤄둘 것인가? 논쟁을 허락할 것인가? 회의의 목적은 편안하게 아이디어를 나누는 것인가, 아니면 미리 결정된 사실을 전달하는 것인가? 이런 모든 부분에 관해 결정 후 이 사항들은 회의 일정 문서를 통해 미리 알려야 하고 회의 개회 선언 때 다시 한 번 언급해야 한다.
계시원은 각 안건마다 할당된 시간이 제대로 지켜지고 있는지 감시해야 한다. 수신호를 사용해 각 안건이나 발언자마다 주어지는 시간을 표시하고 발언 시간 지키기에 관해 참가자들의 주위를 환기시켜야 한다. 계시원은 중립적인 입장을 지키며 회의 참가자들이 주제에서 벗어나는 발언을 하거나 발언 시간을 지키지 않을 때 조절하는 권위가 주어진다.
서기는 의사록을 기록한다. 축어적 보고서를 작성할 필요는 없지만 다음과 같은 사항은 기록해야 한다.
제기된 중요한 문제들
발의자
논의된 문제의 다음 단계 진행자 및 내용 (사후 실행)
정시에 시작하고 정시에 끝내라
정시에 시작하라. 제 시간에 시작하는 것은 참석자들의 일정을 존중한다는 의미이자 의장의 권위를 보여주는 행위이다. 회의를 시작할 때 미리 마치는 시간을 알림으로써 예정된 시간에 맞춰 진행하려는 의사를 밝힌다. 정해진 시간에 회의를 시작하는 것은 정해진 시간에 회의를 끝낼 것이라는 약속의 일부다. 외부 인사가 참석할 경우 정시 시작은 회사 전반에 대해 긍정적인 이미지를 준다.
미리 정해진 안건에 관해서만 이야기한다. 회의가 시작되면 의장은 회의의 주된 내용과 그 에 할당된 시간에만 신경을 써야 한다. 다만 어떤 특정 주제에 대해 관심은 이어지는데 회의 시간 때문에 논의를 마치고 다른 내용으로 넘어가야 할 경우, 정해진 시간 내에 끝내는 것을 멀리 내다봤을 때 오히려 비생산적이지는 않은지 여부도 생각해야 한다. 만약 그렇다면 55분이 될 때까지 이 한 가지 주제를 두고 집중적으로 논의해야 한다. 이 경우, 이야기를 이어가기 전에 시간을 언급하고 일정 변경에 대해 밝히도록 한다.
안건은 각기 구분해서 처리한다. 안건의 요점을 설명하고 중요 사항과 실행 방법을 이야기하다 보면 안건과는 상관없지만 의미 있는 제안이나 아이디어가 오가게 마련이다. 회의의 흐름을 끊지 않고 이런 가치 있는 제안들을 인식하는 좋은 방법 중 하나는 별도로 정리해 기록하는 것이다. 어떤 사람들은 회의 막바지에 몇 분을 할애해 회의에서 등장한 아이디어들을 토론하기도 한다. 이런 아이디어는 다른 회의의 안건으로 삼을 수도 있다. 현재 진행하고 있는 회의의 목적 달성이 우선이라면 별도 안건에 관해 길게 얘기하지 않도록 한다.
정시에 끝내라. 정해진 시간에 회의를 끝내는 것은 미리 회람시킨 회의 일정이라는 계약이 완수되었다는 의미다. 회의가 정해진 시간보다 늦게 끝날 경우 모든 참석자들에게 그 영향을 미친다. 제 시간에 회의를 마친다면 회의 후 예정되어 있는 다른 일정을 정확하게 진행할 수 있다. 회의를 마칠 때 유의할 점은 다음과 같다.
참석자들에게 감사의 뜻을 전하기
휴대 전화를 다시 켜도록 허락하기
경쾌한 인사로 회의를 마치기
공식적인 종결을 알리기
회의가 끝난 후 적어도 24시간 내에 회의록을 참석자나 관련자들에게 회람시켜야 하는데, 이를 위해서는 회의 내용을 정리할 수 있는 충분한 시간이 서기에게 주어져야 한다.
ALPACO [alpha@alpaco.co.kr]
받은 글입니다. 때로는 회의란 놈이 생명력 질긴 유기체 같습니다. 개개인을 만나면 불필요한 회의를 없애고 줄이자 하면서도 회의의 갯수도 시간도 늘어납니다.
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